Implementierung automatischer Compliance-Aufzeichnungen und Transkripte für ausgewählte Google Meet-Nutzer

Dezember 9, 2025

Einführung automatischer Compliance-Aufzeichnungen und -Transkripte für ausgewählte Google Meet-Nutzer

Was passiert gerade
Um Unternehmen, insbesondere in der Finanzdienstleistungsbranche, bei der Einhaltung strenger gesetzlicher Archivierungsvorschriften zu unterstützen, führen wir heute die Google Meet Compliance-Aufzeichnung ein, eine neue Funktion, die von Administratoren aktiviert werden kann, um Meetings automatisch aufzuzeichnen und Abschriften für bestimmte Nutzer oder Gruppen zu erfassen, die von einer registrierten Organisation überwacht werden müssen. Diese Funktion unterstützt Finanzunternehmen bei der Einhaltung der von der SEC, FINRA und der CFTC vorgeschriebenen Regeln zur Aufbewahrung und Überwachung von Kommunikation. Sie ermöglicht es Unternehmen, digitale Kommunikation im erforderlichen Format aufzubewahren, zu überwachen und zu speichern, um bestimmte Vorschriften wie FINRA Rule 3170 und CFTC 17 CFR 1.31 einzuhalten. Diese Lösung kann auch für andere Anwendungen verwendet werden, einschließlich anderer globaler Finanzdienstleistungs-Compliance-Regelungen (MiFID II usw.) und für regulatorische Anforderungen in anderen Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem öffentlichen Sektor und anderen. Diese Lösung ist als Teil des Add-ons Assured Controls erhältlich.

In diesem Artikel bezeichnen wir die Nutzer, die von dieser Lösung profitieren, als "regulierte Nutzer". Dazu können alle Personen gehören, die überwacht werden müssen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen: registrierte Broker/Händler, Compliance-Beauftragte, Mitarbeiter, die mit den erstgenannten Gruppen kommunizieren, und andere.

Warum dies wichtig ist

• Erfüllen Sie regulatorische Anforderungen: Wenn die Compliance-Aufzeichnung für einen regulierten Benutzer aktiviert ist, werden seine Meetings automatisch aufgezeichnet und Abschriften erstellt. Sowohl die Aufzeichnungen als auch die Abschriften werden in einem WORM (write once, read many)-konformen Google Cloud Storage (GCS)-Bucket mit entsprechenden Aufbewahrungsrichtlinien gespeichert, wodurch unveränderliche Aufzeichnungen für die gesetzliche Archivierung gewährleistet werden.
• Aktivieren Sie Funktionen für die Zusammenarbeit: In der Vergangenheit mussten regulierte Unternehmen mehrere wertvolle Funktionen zur Zusammenarbeit in Meet (wie Chat und Bildschirmfreigabe) deaktivieren, um die SEC-Vorschriften einzuhalten. Das neue Framework löst dieses Problem, indem es automatisch unveränderliche Aufzeichnungen der Aufzeichnung und des Transkripts erstellt, wenn ein regulierter Benutzer einem Anruf beitritt, so dass die Meet-Standardfunktion für beide Teilnehmer erhalten bleibt, egal ob die Funktion aktiviert oder deaktiviert ist.
• Benutzerfreundlichkeit: Alle Gesprächsteilnehmer können ohne Unterbrechung mit der Gewissheit telefonieren, dass die Kommunikation mit regulierten Nutzern automatisch für regulatorische Zwecke archiviert wird.

Wie die Aufzeichnung funktioniert
Die Compliance-Aufzeichnung erfolgt automatisch und kann von den Teilnehmern nicht mehr deaktiviert werden, sobald die Aufzeichnung beginnt.

• Sichtbarkeit: Alle Sitzungsteilnehmer sehen ein Compliance-Badge, wenn ein regulierter Benutzer anwesend ist. Dieses Abzeichen kann nicht ausgeschaltet werden. Eine Benachrichtigung wird auch auf dem Bildschirm vor der Besprechung im Internet und bei Beginn der Aufzeichnung angezeigt.
• Speicherung und Weitergabe: Die Aufzeichnungen und Abschriften werden nicht automatisch an die Teilnehmer weitergegeben, an Google-Kalender-Ereignisse angehängt oder per E-Mail-Benachrichtigung an die Nutzer gesendet. Sie dienen ausschließlich der Archivierung zur Einhaltung von Vorschriften.
• Einschränkungen:

1. Nutzer können nicht auf diese Compliance-Aufzeichnungen zugreifen; sie müssen die Besprechung selbst aufzeichnen, wenn sie eine persönliche Kopie erhalten möchten.
2. Wie bei den bestehenden Aufzeichnungen von Meetings sind auch die Aufzeichnungen zur Einhaltung der Vorschriften auf eine Höchstdauer von 8 Stunden begrenzt.
3. Die Aufzeichnung erfasst nicht den Inhalt von Nebenräumen, wenn regulierte Nutzer diese betreten.

• Audio/Video-Optionen: Admins können wählen, ob nur Audio oder Audio und Video aufgezeichnet werden sollen.

Einstieg

• Admins: Die Einstellung für die Compliance-Aufzeichnung ist standardmäßig deaktiviert. Diese Einstellung kann auf der Ebene der Organisationseinheit (OU) oder der Konfigurationsgruppe vorgenommen werden, um nur Ihre regulierten Benutzer zu erfassen. Diese Funktion ist an die Lizenz gebunden, so dass nur Benutzer mit einer berechtigten Add-on-Lizenz von diesen Maßnahmen betroffen sind.
• Endbenutzer: Für Endbenutzer sind keine Maßnahmen erforderlich. Der Aufzeichnungs- und Transkriptionsprozess für die Einhaltung der Vorschriften erfolgt automatisch und ist für den Benutzer transparent, abgesehen von der Benachrichtigung während der Sitzung und dem permanenten Compliance-Ausweis.

Rollout-Tempo

• Jetzt verfügbar

Verfügbarkeit

• Verfügbar für Nutzer mit der Zusatzlizenz Google Workspace Assured Controls oder Assured Controls Plus