Was ist ein gemeinsamer Briefkasten und wann sollte man ihn nutzen?

Eine Gemeinsame Mailbox ist eine Mailbox, auf die mehrere Benutzer zugreifen können, um E-Mails zu lesen und zu senden. Es wird üblicherweise für Szenarien verwendet, in denen mehrere Personen E-Mails von einer einzigen E-Mail-Adresse aus verwalten und beantworten müssen.

Beispiele:

1. Kundensupport (z. B. support@company.com)
2. Allgemeine Anfragen (z. B. info@company.com)
3. Kommunikation zwischen Abteilungen (z. B. hr@company.com)
4. Empfangstheken oder Team-Projekte

Schlüsselmerkmale einer gemeinsamen Mailbox

1. Kollaborativer Zugriff: Mehrere Benutzer können auf das Postfach zugreifen, was die gemeinsame Verwaltung von E-Mails erleichtert.
2. Senden als oder Senden im Namen: Benutzer können E-Mails von der gemeinsam genutzten Mailbox-Adresse aus senden, was die Kommunikation einheitlich und professionell macht.
3. Gemeinsamer Kalender: Er kann einen gemeinsamen Kalender für die Planung und Anzeige von Ereignissen, wie Teambesprechungen oder Urlaubspläne, enthalten.
4. Keine separate Anmeldung: Die Benutzer greifen über ihre eigenen Outlook-Konten auf das gemeinsame Postfach zu, ohne separate Anmeldedaten zu benötigen.

Wann sollte ein gemeinsames Postfach verwendet werden

1. Zusammenarbeit im Team: Wenn ein Team E-Mails gemeinsam bearbeiten muss, z. B. im Kundensupport oder im Vertrieb.

1. Zentrale Kommunikation: Für die Verwaltung von E-Mails, die an eine allgemeine Adresse gesendet werden und die mehrere Personen überwachen müssen.
2. Abteilungsbezogene Verwendung: Für die interne Kommunikation innerhalb einer Abteilung, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf derselben Seite stehen.
3. Projektmanagement: Zur Verwaltung aller projektbezogenen E-Mails an einem Ort, der für alle Teammitglieder zugänglich ist.